Порядок на столе — порядок и в голове

Содержание
  1. Как научиться поддерживать порядок на рабочем месте?
  2. Методы наведения порядка
  3. Как обязать сотрудников соблюдать чистоту
  4. Польза для здоровья
  5. Порядок в этой зоне снижает уровень стресса
  6. Концентрация внимания на определенных задачах
  7. Повышение морального духа сотрудников
  8. История и принципы системы 5S
  9. Результаты внедрения системы 5S
  10. Компоненты системы 5S
  11. Постоянное улучшение неизвестно в офисах
  12. Огромный потенциал в офисах
  13. Необходимо для выживания
  14. Повседневная деятельность на многих предприятиях
  15. Почти треть всех потерь
  16. 70 непродуктивных дней в году
  17. Устойчивый порядок
  18. С чего начать?
  19. Расставляем все нужное по местам
  20. Реорганизация тумбочки
  21. Разбираем бумаги
  22. Общие требования к организации рабочего места
  23. Ответственность работодателя
  24. Базовые принципы хранения информации
  25. Распределение файлов и папок
  26. Понятные названия папок и файлов
  27. Удаление дубликатов файлов
  28. Очистка и дефрагментация системы
  29. Заключение

Как научиться поддерживать порядок на рабочем месте?

Если вы хотите прослыть ответственным работником, ждёте повышения и мечтаете о подъёме по карьерной лестнице, воспользуйтесь некоторыми хитростями, которые наверняка обратят на вас внимание со стороны вашего начальства. С позитивной точки зрения, разумеется.

1. Научитесь сортировать свои документы. Если есть те, которые вам наверняка не понадобятся в ближайшее время, уберите их на дальнюю полку. То, что вам точно не пригодится, сложите в мусорный пакет. На рабочем столе может скопиться куча ненужного хлама, который вы порой даже не замечаете. Придумайте особую систему хранения: документы в алфавитном порядке, по дате создания и так далее. Так вам будет проще найти необходимые бумаги.
Для поддержания порядка существует одна любопытная программа под названием «Мастер стикеров для папок». Ваша задача – распечатать специальные бумажные этикетки, которые вы сможете прикрепить на торец папки или поместить в пластиковый карман папки. Чистота и порядок на рабочем месте с подобной программой будут обеспечены на все 100%!
2. Всегда возвращайте на место все папки с документами. Даже если вы не успели сделать это в разгар рабочего дня, уделите этому 10 минут до окончания вашего рабочего времени. Психологи утверждают, что эта небольшая хитрость не только поможет навести порядок на рабочем месте, но и дать своему мозгу сигнал о том, что рабочий день окончен, и теперь можно расслабиться.
3. Если вам сложно запомнить, по какому принципу вы распределили папки и документы, обязательно запишите свой способ в блокнот, тетрадь или в заметки в телефоне. Ещё один вариант – таблица excel в компьютере. Кстати, не забывайте, что порядок на рабочем месте касается не только вашего рабочего стола, но и вашего компьютера, многочисленных папок и файлов.
4. Одно из главных правил по наведению порядка на рабочем месте – ведение списков дел. Казалось бы, не относится к порядку на рабочем месте, но зато помогает структурировать всё в голове, научиться выполнять дела и обязанности вовремя. Список рекомендуется вести по мере необходимости выполнения дел: сложные и важные и те, что могут подождать. Список лучше составлять накануне рабочего дня. От этого зависит не только повышение работоспособности, но даже повышение вашего уровня самодовольства: так приятно видеть, как дела из списка постепенно заканчиваются!
5. Если у вас есть срочные дела, обязательно записывайте их на цветных стикерах или больших бумажках и кладите их так, чтобы они всё время были у вас на виду – например, на монитор компьютера. Кстати, не забудьте подписать сроки, в которые вы должны будете выполнить то или иное дело. Так вам будет легче ориентироваться.

Методы наведения порядка

Первый шаг на пути к чистоте – это определение причин беспорядка. Они могут быть следующими:

  • Сотруднику не выдали всю нужную канцелярию. К примеру, у него есть ручки, ластики, карандаши, канцелярские ножи. Однако нет органайзера для них. А потому все мелочи валяются по всему столу.
  • Нет реального контроля за чистотой. Проблемы с дисциплиной возникают тогда, когда нет локального акта, регламентирующего необходимость соблюдения порядка. Работники не ознакомлены с правилами поведения, а потому они не соблюдают их. Аналогичная проблема возникает и тогда, когда отсутствует реальный контроль за чистотой.
  • Перегруженность. Если сотрудники ежедневно работают над разными задачами, которые требуют постоянного внимания, на столе неизбежно будет беспорядок.

Часто беспорядок не просто снижает дисциплину, но и замедляет работу. К примеру, велик риск потери важного документа, срыва переговоров.

Как обязать сотрудников соблюдать чистоту

Для того чтобы обязать сотрудников соблюдать чистоту, нужно закрепить соответствующие требования в нормативных актах. Работников нужно обязательно ознакомить с изданным распоряжением. Очевидно, что трудящиеся будут соблюдать требования только при наличии этих обстоятельств:

  • Соблюдение чистоты регулярно контролируется.
  • За несоблюдение правил сотрудника привлекают к ответственности.

Рекомендуется зафиксировать в локальных актах, что именно должен делать работник для соблюдения чистоты.

Польза для здоровья

Преимущества в уборке служебных помещений начинаются с улучшения здоровья сотрудников. Чистота – залог здоровья. Чем комфортнее в этом отношении на рабочем месте, тем меньше болеют люди.

польза

Без регулярной уборки рабочие поверхности могут быстро загрязняться. Например, в среднем офисная клавиатура содержит около 7500 бактерий. Подумайте, как легко вы можете заболеть на работе, если у вас нет чистого пространства. Вникните в эту проблему, и вы начнете понимать, насколько на самом деле важно придерживаться чистоты на рабочем месте.

Порядок в этой зоне снижает уровень стресса

Когда столы и другие рабочие зоны начинают засоряться, это, естественно, заставляет людей чувствовать себя немного измотанными, нервными. Если сотрудники офиса не будут соблюдать чистоту и порядок на своих рабочих местах, со временем их производительность снизится, а уровень стресса увеличится.

Стресс может привести к ряду проблем со здоровьем, включая депрессию, усталость, проблемы со сном, с желудком, даже к злоупотреблению наркотиками. Поддержание порядка в офисе в любое время помогает уменьшить напряжение, которое витает вокруг рабочего места.

польза

Другая проблема со здоровьем, вызванная грязными пространствами, – риск возникновения аллергии. Когда грязь в помещении постоянно накапливается, это значительно увеличивает количество пыли и аллергенов в воздухе. И совсем не удивительно, что сотрудники жалуются на сухость глаз, першение в горле и другие аллергические реакции. Пыль может также спровоцировать приступы астмы. Все это значительно снизит производительность труда работников, пока в офисе не будет царить чистота.

Концентрация внимания на определенных задачах

Когда вы трудитесь на организованном, чистом рабочем месте, гораздо легче сосредоточиться на своих задачах.

Когда же вокруг вас полный беспорядок, вы вынуждены тратить больше времени на поиски нужных вам вещей. Поддержание чистоты и порядка на рабочем месте позволит вам сосредоточиться на том, что вы делаете, и вы начнете быстрее справляться с поставленными задачами.

польза

Даже если на вашем месте все в порядке, нет ни пылинки, полный хаос на столе вашего коллеги может легко отвлечь вас от дел. Именно поэтому все компании всегда просят своих сотрудников поддерживать чистоту и порядок. Когда в офисе кругом все лежит на своих местах, это невероятно увеличивает производительность.

Когда на рабочем месте порядок, тогда и в голове порядок. Вы должны сделать все возможное, чтобы пространство было чистым и аккуратным. Поощряйте своих коллег делать то же самое и наблюдайте, как повышается уровень производительности труда в вашем офисе.

Повышение морального духа сотрудников

Одним из наиболее важных факторов производительности офисных сотрудников является их моральный дух. Когда уровень морального духа в офисе снижается, производительность неизбежно тоже оставляет желать лучшего.

польза

Чтобы этого не случилось, вы должны гордиться своим рабочим пространством, сохраняя его чистым. Когда на вашем столе и в офисе чистота и порядок, вам становится лучше, легче работать.

Человек очень хорошо себя чувствует, когда может поделиться чем-то со своими коллегами. Попробуйте наводить порядок, напевая веселую песенку, пританцовывая. Чувства и действия являются заразными, а это значит, что ваши коллеги начнут испытывать повышение морального духа. Это побудит их также наводить порядок на своем рабочем месте.

Когда все в компании начнут осознавать преимущества чистого рабочего места, у них появится страсть к уборке. Удивительный рост производительности труда будет заметен в самом скором времени. Любая компания, которая ищет простой способ получить преимущество в конкурентном мире бизнеса, должна поощрять чистоту рабочего места для максимальной производительности.

История и принципы системы 5S

Бережливое производство 5С в качестве философии в первые было внедрено на японских предприятиях после Второй мировой войны. Изначально система предусматривала всего 4 действия, позднее добавилось 5-е. Слова, обозначающие их, в японском языке начинаются на «С», что и легло в основу названия концепции. В современной интерпретации 5С – это:

1. Сортировка. Четкое деление всех вещей на нужные и ненужные, причем от последних необходимо избавиться.

2. Соблюдение порядка. Каждый предмет находится на своем месте. Такая организация хранения вещей позволяет не тратить время на их поиски.

3. Содержание в чистоте. Рабочее место всегда должно быть чистым и аккуратным. За поддержанием порядка должны следить все сотрудники.

4. Стандартизация. Важное условие для соблюдения названных выше правил. Предполагает создание необходимых инструкций и других регламентов.

5. Совершенствование. В буквальном переводе с японского – «воспитание». У сотрудников должна сформироваться привычка точного соблюдения установленных процедур, стандартов и правил.

Результаты внедрения системы 5S

В повседневной деятельности компании система 5S помогает поддерживать организованность и прозрачность производственных процессов. Это позволяет повысить эффективность работы предприятия в целом. В результате успешного внедрения системы 5S также улучшаются условия труда, поэтому повышается его производительность, уменьшается риск простоев, снижается количество финансовых потерь. Вот одни из возможных плюсов применения концепции 5С:

  • уменьшение несчастных случаев на производстве;
  • улучшение качества выпускаемой продукции, снижение процента брака;
  • стандартизация и унификация рабочих мест;
  • сокращение времени на выполнение отдельных технологических операций.

Компоненты системы 5S

Мероприятия, положенные в основу системы бережливого производства 5С, – это логичные базовые правила управления, которые подходят для любого отдела и технологического направления. Отличительной особенностью концепции 5С является системный подход. Рассмотрим подробнее ее компоненты или основополагающие принципы.

Сортировка

Сортировка в разрезе концепции 5С означает освобождение пространства на рабочем месте и удаление всего, что не потребуется при выполнении необходимых технологических операций.

У многих сотрудников и руководителей не сформирована привычка вовремя избавляться от вещей, которые уже не нужны для выполнения профессиональных обязанностей. Хранение таких предметов «на всякий случай» обычно приводит к созданию беспорядка и даже появлению препятствий в производственной зоне. Удаление ненужных вещей помогает поддерживать порядок на рабочем месте, повышает безопасность труда, снижая производственные риски.

В целях бережливого производства все сотрудники должны быть вовлечены в процесс сортировки. Их задача – выявить предметы, которые:

  • необходимо немедленно утилизировать;
  • переместить в более подходящее для хранения место;
  • оставить на специально выделенных и обозначенных местах.

Для наглядной демонстрации того, сколько лишнего накопилось в производственной зоне, можно использовать метод ярлыков. В данном случае каждый предмет – кандидат на удаление маркируется специальной картинкой – красным флажком. Если помеченные таким образом вещи не используются дольше 30 дней, от них избавляются.

Соблюдение порядка

Система 5С предписывает определить и обозначить место для каждого необходимого в операционной зоне предмета. Это особенно важно, когда работа в компании организована по сменам. Если сотрудники кладут инструменты, комплектующие и документы каждый раз в разные места, их коллегам приходится тратить много времени на непродуктивные поиски. В целях бережливого производства и повышения производительности труда нужно четко определить зоны для хранения всего необходимого в работе. При этом расположение вещей должно отвечать требованиям безопасности, качества и эффективности выполнения технологических операций. При реализации концепции предметы 5С размещаются в соответствии со следующими принципами:

  • расположение на видном месте;
  • легкость доступа к вещи;
  • простота использования;
  • легкость возвращения на место.

Содержание в чистоте

В рамках системы 5С необходимо обеспечить опрятность рабочих зон и постоянно поддерживать в них порядок. В целях бережливого производства рекомендуется проводить уборку в начале или в конце дня/смены. Это позволяет немедленно устранить потенциальные проблемы, которые могут привести к остановке технологического процесса на конкретном участке или даже во всей компании.

Порядок действий при реализации программы 5С следующий:

  • разбить все пространство на зоны, разработать карты и схемы с указанием расположения оборудования, столов рабочих и т. д.;
  • поделить сотрудников на группы и закрепить за ними территории для уборки (например, часть цеха или определенный этаж офиса);
  • установить время проведения уборки (5–10 минут до начала и по окончании работы, после обеда, во время простоев и т. д.).

Стандартизация

Этот принцип концепции 5С на производстве требует письменного закрепления правил содержания рабочего места и инструкции с пошаговым описанием мероприятий по поддержанию порядка. В целях бережливого производства необходимо также разработать методы контроля за исполнением регламентов, меры по поощрению сотрудников. При этом все в компании должны понимать, почему важно соблюдать установленные стандарты чистоты.

Совершенствование

Концепция 5С предполагает как выработку привычки по поддержанию порядка, так и постоянное совершенствование сложившейся системы. Для достижения этих целей необходимо:

  • осуществлять наблюдение за работой оборудования, принимать меры по облегчению его обслуживания;
  • использовать фото до и после применения принципов бережливого производства для оценки конечного результата;
  • организовывать аудиты для анализа эффективности реализации концепции 5С.

Постоянное улучшение неизвестно в офисах

«Нет времени для наведения порядка, но у каждого есть время искать необходимую вещь». Это практика многих офисов, в том числе и у нас в РОТО. В то время как на Производстве постоянное улучшение и оптимизация – абсолютно нормальная ежедневная рутина, в бюро и офисах к пониманию необходимости оптимизировать текущие процессы приходят не сразу. Ошибки, которые проще всего совершить, сложнее всего обнаружить, с наиболее затратными последствиями и сложными решениями, чаще всего совершаются за рамками Производства.

Огромный потенциал в офисах

Стоит признать, что львиная доля оптимизации реализуется в производстве в меньшей степени в администрировании. Тем не менее в офисах кроется огромный потенциал, в то время как в заводских мастерских большой прогресс уже был достигнут. Поэтому многие компании на сегодняшний день продолжают снижать непродуктивную офисную деятельность и сокращать потери в данной области, при этом уже давно выпуская высококачественную продукцию.

Необходимо для выживания

Еще один довод в пользу изменений.

Не секрет, что во всех отраслях промышленности глобализация наложила свой отпечаток, тем самым заставив сокращать отходы и потери во всех их проявлениях, что сегодня является не опцией, а обязательным условием для обеспечения выживания компании на конкурентном рынке.

Повседневная деятельность на многих предприятиях

Как выглядит обычный рабочий день? На многих предприятиях примерно одинаково:

  • работа в офисе не регулируется какими-либо правилами; каждый выполняет свою работу так, как считает правильным
  • сроки длительные
  • присутствуют «объездные пути» и «заторы»; эффективный поток деятельности больше походит на ручеек.

Почти треть всех потерь

На основе проведенных исследований по фотографиям рабочего времени сотрудников и распределения нагрузки в течение дня было установлено, что почти треть всех потерь в офисах и на каждом рабочем месте занимает время на поиск нужного документа. Половина всех потерь вызвана плохо скоординированными процессами, следствием чего являются длительное время ожидания и пробуксовки процессов. Остальное составляет непродуктивная деятельность офиса. Проведя несложную калькуляцию в голове, мы ужаснулись…

70 непродуктивных дней в году

Исходя из того, что почти 30% рабочего времени по результатам исследований проходят не продуктивно, можно запросто подсчитать, сколько дней в году каждый работник тратит впустую. Это означает, что 70 дней из трудового года каждый сотрудник приходит на работу, занимается бесполезными вещами и идет домой (!).

Устойчивый порядок

Основная наша цель состоит в том, чтобы при помощи тех инструментов и советов, которые находятся у нас в руках, мы могли поддерживать порядок на письменном столе и в рабочем кабинете постоянно.

С чего начать?

Если вы будете просто переставлять предметы на рабочем столе, стараясь их эффективно сгруппировать, вы точно потеряете тот самый пресловутый час. Действовать нужно по-другому.

Задача – полностью освободить и очистить  рабочее место. Ваши цели:

  • чистота предметов;
  • визуальная чистота;
  • чистота информационного поля.

Это значит, что для начала нужно убрать со стола и из тумбочки абсолютно все. Переложите вещи в большую коробку, на стул, соседний стол.

Теперь возьмите влажную тряпку или специальные салфетки и тщательно протрите монитор, клавиатуру, мышку, столешницу, тумбочку (изнутри и снаружи).

Не забудьте поставить рядом мусорную корзину – в нее наверняка полетит все ненужное еще на подготовительном этапе.

Предметы на рабочем столе

Расставляем все нужное по местам

Прежде всего возвращаем на стол монитор, клавиатуру и мышку. Расположите их с учетом того, что экран должен быть на расстоянии 45–50 см от глаз, а устройства ввода не должны заставлять вас горбиться.

А теперь – время остановиться и подумать. Что еще нужно вам для работы?

  • Канцелярия. Если у вас 10 шариковых ручек, оставьте одну. Несколько карандашей и точилка? Заточите один карандаш и положите точилку в ящик тумбочки. Ластик? Если он вам нужен, то его место рядом с карандашом. Словом, оставьте на столе все канцелярские принадлежности, которые вы используете каждый день, но в одном экземпляре. Это могут быть ножницы, корректирующая жидкость, цветные маркеры, скрепки. Сложите их в стакан или органайзер, а остальное – в пенал или коробку. С лишними предметами разберемся потом.
  • Инструменты. Устройства, занимающие много места, лучше не хранить на столе. Дырокол и печати вы, скорее всего, не используете каждый час – их можно держать в тумбочке. А вот маленький степлер не помешает – его оставляем в настольном органайзере. Место для калькулятора определяем с учетом характера труда: если он используется постоянно, то стоит держать его на рабочем столе.
  • Телефон. Само собой, средство связи должно быть рядом. Если телефон стационарный, то поставьте его так, чтобы при снятии трубки кабель не задевал другие предметы.
  • Ежедневник, планер. Журнал с планом работы обычно кладут в левый угол стола – там он не будет мешать, но будет всегда под рукой.
  • Лампа. Если вам нужна настольная лампа, то располагайте ее с учетом своих особенностей (для правшей – слева, для левшей – справа). Не цепляйте на нее лишние предметы!

После этого останется разобраться с хранением рабочих материалов – и наведение порядка на столе можно будет считать завершенным.

Хранение канцелярии в ящике тумбочки

Реорганизация тумбочки

В офисной тумбочке чаще всего три ящика. Каждый из них стоит использовать для хранения определенной категории предметов.

Верхний ящик – то, что мы используем чаще раза в неделю. Это могут быть:

  • печати,
  • дырокол,
  • ножницы,
  • точилка,
  • стикеры,
  • салфетки для офисной техники,
  • скрепки.

Средний ящик – запасные материалы и то, что используется редко:

  • новая канцелярия «про запас» – блокноты, стикеры, бумага и т. д.;
  • запасные ручки, карандаши и маркеры, которые вы убрали со стола.

Укомплектовывая второй ящик, вам придется разобраться с теми предметами, которым не нашлось места на столе на предыдущем этапе:

  1. Все засохшие ручки и маркеры, «огрызки» карандашей, исписанные бумажки и грязные ластики безжалостно выбрасывайте – они точно больше не пригодятся.
  2. Пригодную к использованию канцелярию сложите в пенал или небольшую коробку (это важно!) и отправьте в средний ящик.

Нижний ящик – личное:

  • бумажные платочки;
  • влажные салфетки;
  • чай, кофе, сахар;
  • кружка;
  • лекарства;
  • косметика.

По поводу кружки может разразиться буря негодования: мало кто готов смириться с ее отсутствием на столе. Что ж, если она вам не мешает, оставьте под рукой, но не забывайте держать в чистоте.

Папки с файлами для документов

Разбираем бумаги

Наведение порядка в бумагах – скользкая тема, потому что здесь трудно дать общие советы. Все зависит от того, как устроена ваша работа.

Главное, что стоит помнить при разборе бумаг: ваша цель – упорядочить рабочие процессы.

Три главных совета, которые подойдут почти всем:

  • Купите органайзер под свои нужды. Документы в любом случае нужно разделить на группы. Например, требующие немедленного внимания, несрочные, отчетные, архивные и те, которые нужно куда-либо отправить.
  • Храните документы вертикально, а не в стопках. Лучше всего использовать разноцветные папки и располагать их в органайзере с вертикальными секциями, чтобы было видно «корешки».
  • Устройте «буферную зону». При организации чего-либо сложно обойтись без папки «Разное». Заведите себе ящик, корзину или коробку, куда будут попадать все бумаги или предметы, с которыми вы еще не разобрались. И заведите правило: разбирать эту коробку раз в день или раз в неделю.

Общие требования к организации рабочего места

Данные требования регулируются Трудовым кодексом РФ, Санитарно-эпидемиологическими правилами и нормативами (СанПиН) и другими правовыми документами.

Главная цель организации рабочего места – обеспечить высококачественное и эффективное выполнение работ с соблюдением установленных сроков и при полноценном использовании закрепленного за работником оборудования.

Для ее достижения к рабочему месту предъявляются требования организационного, технического, эргономического, санитарного, гигиенического и экономического характера.

Ответственность работодателя

Согласно требованию статьи 209 ТК РФ, соответствующий федеральный исполнительный орган устанавливает порядок аттестации рабочих мест с целью определения факторов, влияющих на безопасность условий труда на производстве. За каждое нарушение установленного законодательства работодатель несет ответственность.

При первом нарушении должностные лица и индивидуальные предприниматели предупреждаются либо подвергаются штрафу от 2 000 до 5 000 рублей. То же для организаций – предупреждение или штраф в размере 50-80 тысяч рублей (статья 5.27.1. КоАП РФ, часть 1-я).

При повторном нарушении частью 5-ой указанной статьи уже предусматриваются более строгие наказания:

  • должностные лица подвергаются штрафу в 30-40 тысяч рублей либо дисквалификации от года до трех лет;
  • размер штрафа для индивидуальных предпринимателей аналогичный, или их деятельность может быть административно приостановлена на срок до 90 суток;
  • организации могут быть оштрафованы на 100-200 тысяч рублей или также подвергнуться административной приостановке своей деятельности.

Базовые принципы хранения информации

Перед тем, как приступить к наведению порядка на компьютере, нужно определить для себя базовые принципы для упорядочивания хранения данных.

Все объекты необходимо распределить на категории, в дальнейшем все новые объекты должны распределяться по ранее созданным категориям. Структура хранения данных должна отвечать следующим требованиям:

  • создаваемая структура должна быть удобной и максимально понятной;
  • изменения не должны быть хаотичными;
  • необходимо поддерживать порядок в выбранной структуре хранения данных.

В результате с компьютера будут удалены ненужные и лишние файлы (так как файлы часто дублируются), освободится место на ПК, повысится продуктивность работы.

Распределение файлов и папок

После того, как вы определились с местами хранения файлов на компьютере, потребуется распределить файлы и папки по дискам. Сначала перемещайте и сортируйте понятные для себя данные, а то, что пока не понятно, оставьте на завершающий этап распределения.

На диске для хранения файлов создайте папки с понятными названиями, например, «Музыка», «Видео», «Фото», «Документы» и т. д. В этих папках будут созданы другие папки для сортировки файлов по определенным критериям.

Создайте жесткую иерархию папок для того, чтобы четко понимать, где что у вас находится.

Допустим, на вашем компьютере есть много фотографий, видео, музыки. Перенесите на диск, который вы будете использовать в качестве хранилища, все мультимедиа файлы.

В папку «Фото» будут помещены отдельные фото и папки с фотографиями. Сгруппируйте снимки по определенным критериям, например, времени съемки, поместите фото в папки, названные по определенным параметрам, например, в папку «Отдых на море в таком-то году». К папкам с фотографиями я советую всегда добавлять даты, для того, чтобы вы легко могли найти нужные фотографии.

В папку «Музыка» поместите все музыкальные файлы, которые следует распределить в категории (папки) по именам исполнителей, по названию альбома, по музыкальным жанрам и т. д., в зависимости от своих предпочтений.

Подобным образом поступите с фильмами, документами, другими файлами. В процессе разбирательства, вы найдете много ненужных файлов, которые не стоит хранить на компьютере.

Пример распределения папок на моем компьютере. На диске «E» создано несколько папок с понятными названиями. В папке «Музыка» находится несколько папок с аудио файлами, среди них папки «Дискотека 80-х» и «Зарубежные исполнители». В папке «Зарубежные исполнители» находятся папки, имеющие названия по именам исполнителей и названием групп.

структура папок

Файлы программ распределены в папки, названные в соответствии с определенными категориями.

понятные названия папок

Подобная логичная структура поможет легко и быстро найти нужный файл или папку.

Понятные названия папок и файлов

Очень важно всегда придерживаться правила: папкам и файлам необходимо давать понятные имена. Имена должны быть понятны для любого человека.

Даже, если нет времени дать понятное имя в данный момент, найдите время для того, чтобы после завершения работы назвать файл или папку понятным именем. Это сэкономит массу времени, которое придется затратить на поиски нужного файла или папки.

Если на ПК много файлов с непонятными названиями, переименование займет довольно много времени. Выполните эту работу в несколько этапов.

Удаление дубликатов файлов

Удаление дубликатов поможет отсеять ненужные копии файлов, с компьютера будут удалены лишние данные. Во многих программах для очистки компьютера есть модули для поиска и удаления дубликатов. Для удаления дубликатов файлов можно воспользоваться специализированными программами, например, Auslogics Duplicate File Finder.

Очистка и дефрагментация системы

После завершения наведения порядка, выполните очистку компьютера от временных и мусорных файлов. При перемещении больших объемов файлов на компьютере появляется много временных файлов. Удалите ненужные файлы с помощью средства Windows, или при помощи специализированной программы, например, CCleaner.

После этого выполните дефрагментацию компьютера для того, чтобы собрать фрагменты файлов в одном месте на диске. При значительном перемещении данных, степень фрагментации файлов серьезно повысится. Выполнение дефрагментации упорядочит распределение файлов на компьютере, повысит скорость работы системы.

Заключение

По состоянию рабочих мест на конкретном предприятии или в офисе можно судить не только о том, на каком уровне в них находится организация труда и производственная культура, но и об их солидности и степени доверия к ним потенциальных и действующих клиентов.

Источники

  • http://bbcont.ru/psychologies/pravila-podderzhaniya-poryadka-na-rabochem-meste.html
  • https://assistentus.ru/forma/prikaz-o-soblyudenii-chistoty-na-rabochem-meste/
  • https://FB.ru/post/time-management/2018/3/15/22667
  • https://www.papagroup.ru/article/chto-takoe-cistema-5s/
  • http://www.up-pro.ru/library/production_management/lean/vasilenko-berezhlivy-ofis.html
  • https://mschistota.ru/cleaning/poryadok-na-rabochem-meste.html
  • https://assistentus.ru/sotrudniki/trebovaniya-k-organizacii-rabochih-mest/
  • https://vellisa.ru/kak-navesti-poryadok-na-kompyutere

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Хозяйке на заметку - уборка, глажка, уход за растениями
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: